Archief opschonen en vernietigen

Het opschonen en leegmaken van een archief is zeker geen alledaagse klus. Soms moet het archief zelfs verhuisd worden, met alle bijkomende werkzaamheden. Hoogst waarschijnlijk zijn er weinig medewerkers die deze klus willen en kunnen uitvoeren. Daarom is het inschakelen van een gespecialiseerd bedrijf aan te bevelen om het archief op te schonen en te (laten) vernietigen.

Overzicht creëren
Het ‘voor de zekerheid’ bewaren van allerlei stukken levert een zeer onoverzichtelijk archief op. Dit leidt ertoe dat belangrijke stukken zoek kunnen raken. Documenten zoals notulen, bestuursstukken, bouwtekeningen, contracten, documenten, akten, polissen, gebruiksaanwijzingen en dergelijke zijn vaak nog in papieren vorm aanwezig. Soms bevinden deze zich zelfs niet op één en dezelfde plek. Door uw archief regelmatig op te schonen creëert u overzicht.

Wat is nodig?
Naarmate een organisatie groeit, groeit het archief mee. Stelt u zichzelf daarom regelmatig de volgende vragen:

  • Is mijn archief op een toegankelijke wijze geordend?
  • Kan of moet ik documenten digitaliseren?
  • Hebben we altijd de recentste versie van het document (dossier) voorhanden?
  • Hoe los ik ruimtegebrek op?
  • Houden we ons aan de bewaar- én vernietigingstermijnen?

Wij kunnen (samen met u) uw archief-opschonen en (weer) toegankelijk maken! Bij vernietiging van archiefstukken zorgen wij voor vernietiging door een erkend recycling bedrijf. Ook de vernietiging van harde schijven uit computers wordt zeer grondig door een erkend recycling bedrijf uitgevoerd. De vernietiging van archieven en harde schijven wordt ook gecertificeerd, zodat u er zeker van bent dat dit op de juiste wijze is uitgevoerd.

Voordelen
De voordelen van een opgeschoond archief:

  • u voldoet aan de wet- en regelgeving
  • er zijn geen onnodige en dubbele stukken
  • geeft overzicht
  • een onderscheid in dynamisch/statisch archief
  • zorgt voor hogere productiviteit van medewerkers
  • creëert ruimtewinst

Ook voor het (intern) verhuizen van werkplekken, ICT-apparatuur en het moderniseren van uw databekabeling biedt CM Totaal de helpende hand.